Tablets und Co: Chance oder Risiko?

Die Welt wird immer mobiler und fast jeder hat bereits ein Gerät in der Tasche, mit er online und in Echtzeit von überall auf das Internet zugreifen kann. Gerade auch für Unternehmen ein großer Vorteil. Oder ist der Einsatz mobiler Endgeräte doch zu riskant? In ihrem Beitrag sprechen Tim Christopher Caesar und Dr. Thomas Jurisch von der INTARGIA Managementberatung GmbH über den „Einsatz von Smartphones und Tablets im Unternehmen“:

Smartphones und auch Tablet-PCs sind aus dem Arbeitsalltag vieler deutscher Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Sie optimieren Kollaborationsabläufe im „Enterprise 2.0“ und ermöglichen eine direkte multimediale Kommunikation zwischen Arbeitgebern, Arbeitnehmern, Dienstleistern und Endkunden. Für diese Zwecke überlassen Unternehmen ihren Beschäftigten iPhone & Co (oder erlauben sogar die geschäftliche Nutzung von Privatgeräten, was technisch und juristisch ein noch weiteres Feld eröffnet) – oft allerdings, ohne klare Absprachen zur Nutzung zu treffen!

Die Folge können diverse betriebliche und juristische Risiken sein. Ist eine Privatnutzung durch den Arbeitnehmer nicht ausdrücklich beschränkt, muss das Unternehmen unter Umständen für dessen privat verbrauchtes Datenvolumen aufkommen. Unklar ist auch, wer bei Verlust des Gerätes Ersatz zu beschaffen hat. Gestattet oder duldet ein Unternehmen die private Nutzung des Smartphones oder Tablets, führt dies gegebenenfalls zur Anwendbarkeit des Telekommunikationsgesetzes (TKG). Das bedeutet, dass unter Umständen sämtliche Kommunikation des Arbeitnehmers vom Fernmeldegeheimnis geschützt ist und der Arbeitgeber sich keine Kenntnis von den Inhalten verschaffen darf. Auch lizenz- oder steuerrechtliche Probleme können auftreten.

Wir empfehlen: a) mit den Beschäftigten Absprachen zu treffen, die Klarheit und Rechtssicherheit schaffen, und b) technische Vorkehrungen zu implementieren, die auch bei Verlust des Device nicht automatisch zu einem Verlust der Daten oder einem unberechtigten Zugriff Dritter auf die Daten führen. Soll eine wirksame Kontrolle möglich bleiben, muss die private Nutzung von iPhone & Co vertraglich wirksam beschränkt werden. Und selbst wenn die Privatnutzung der Geräte durch Mitarbeiter zum Bestandteil einer vertrauensvollen Betriebskultur gehört, ist es ratsam, den Umfang dieser Nutzung einvernehmlich mit den Beschäftigten festzulegen – nicht zuletzt im Hinblick auf die Installation von Apps, Sicherungspflichten von Betriebsdaten und Ersatzpflichten bei Verlust der Geräte.

Diese Absprachen sollten schriftlich, im Arbeitsvertrag oder besser per unternehmensweiter Policy bzw. Betriebsvereinbarung festgehalten werden. Und: … Kontrolle ist besser (und juristisch geboten)!

Checkliste beim Einsatz von iPhone & Co im Unternehmen:

  • Schriftliche Vereinbarung mit Arbeitnehmern über Reichweite der Nutzung treffen.
  • Berufliche und private Kommunikation klar trennen, idealerweise auf technischer Ebene; in jedem Fall Prozesse etablieren, die den Zugriff auf die betriebsrelevanten Informationen im Falle von Urlaub oder sonstiger längerer Abwesenheit immer möglich machen.
  • Technische Vorkehrungen für den Betrieb mobiler Devices implementieren (z. B. Verschlüsselung von Daten, automatische Virenschutzupdates, automatische Replikationen lokaler Datenbestände).
  • Eindeutige Regeln für die Installation von Apps, Datensicherungspflichten des Arbeitnehmers, etc. schaffen.
  • Regelmäßige Kontrollen durchführen, ob Vereinbarungen eingehalten werden.

 

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