Und täglich grüßt die E-Mail-Flut …

Wer die von Merlin Mann, Experte für Arbeitsprozessoptimierung, propagierte „inbox zero“-Maxime verfolgt, steht regelmäßig vor Problemen. Löschen allein ist nicht die Lösung, denn nur allzu oft sind Infos dabei, die man aktuell nicht braucht, aber später lesen oder archivieren möchte. Effektives Nachrichten-Management und das Absichern der späteren Auffindbarkeit wichtiger Inhalte ist eine Herausforderung in jedem Büro.

Eine bewährte Herangehensweise beruht auf dem 4D-Modell: “Delete it (Löschen), Do it (Erledigen), Delegate it (Weiterleiten) or Defer it (Zurückstellen)”.

  • Delete it: Sofern es sich nicht um Geschäftskorrespondenz handelt, die aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden muss, kann man anhand von drei schnellen Fragen die Entscheidung zum beruhigten Löschen fällen:
    – Hat die E-Mail Bezug zu gegenwärtigen Aufgaben?
    – Werden die enthaltenen Informationen in den nächsten sechs Monaten benötigt?
    – Können die Informationen ohne großen Aufwand notfalls aus einer anderen Quelle bezogen werden?
  • Do it: Kann eine E-Mail innerhalb von ca. zwei Minuten bearbeitet werden? Dann sofort erledigen! Dies betrifft zum Beispiel zu archivierende Inhalte, eine Terminvereinbarung, ein Anruf oder eine kurze Beantwortung der Nachricht.
  • Delegate it: Erfordert die E-Mail mehr Aufmerksamkeit, ist eventuell die Weiterleitung an einen Kollegen sinnvoll, zu dessen Aufgabenbereich sie besser passt. Im Anschluss kann die Originalnachricht gelöscht werden.
  • Defer it: Zurück bleiben meist nur 20% vom täglichen Nachrichtenvolumen. Diese E-Mails können dann zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.

Bei E-Mails, die nicht gelöscht oder weitergeleitet werden können, handelt es sich um zu erledigende Aufgaben oder um Informationen, auf die evt. irgendwann einmal zugegriffen werden muss. Diese sollten systematisch gespeichert werden, damit sie mühelos gefunden werden können. Vereinfacht wird die Suche, wenn E-Mails vor dem Speichern mit Stichworten bzw. Tags (Name, Titel oder Firma des Absenders, inhaltlicher Betreff oder Veranstaltung) versehen werden. Eine aktuelle Studie zeigt, dass nur wenige Sekunden benötigt werden, wenn eine E-Mail mithilfe der Suchfunktion wieder aufgefunden werden soll. Der erfolgreiche Zugriff über eine Ordnerstruktur verbraucht dagegen mitunter mehrere Minuten.

Viele Ratgeber zur Produktivitätssteigerung empfehlen, das Mailprogramm nur wenige Male am Tag zu klar definierten Zeiten zu öffnen und sich dann mit voller Konzentration dem Posteingang zu widmen. Denn das permanente Eintreffen neuer E-Mails mit Signalton und Vorschau lenkt laufend von anderen Aufgaben ab und bringt die User in ein letztlich unproduktives Multitasking-Verhalten. Das erfordert jedoch unter Umständen eine konzeptionelle Umstellung der eigenen Arbeitsweise, da sich bei den meisten Usern die notwendigen Informationen für aktuelle Aufgaben in der Inbox befinden, inklusive empfangener Dateien, auf die zugegriffen werden muss. Eine Hilfe zur Selbsthilfe bieten sogenannte Mailblocker: Kleine Tools, die den Empfang neuer E-Mails nur zu definierten Zeiten ermöglichen, während ansonsten ganz normal auf das Mailprogramm zugegriffen werden kann.

Weitere Tipps:

  • Installieren Sie Spam-Filter, die Ihre Inbox automatisch von unwillkommenen Werbemails befreien. Einen kostenlosen, lernenden Spam-Filter, der manuelles Eingreifen erlaubt und zusätzlich mit einer Liste spam-typischer Worte arbeitet, finden Sie unter www.spamihilator.com
  • Es gibt zahlreiche Tools und Dienste, mit denen man Attachments (automatisch) in der Cloud speichern lassen kann. So kann die Mail aus der Inbox gelöscht werden und der Anhang ist sicher z. B. auf Dropbox gespeichert. Ein solcher Dienst ist www.attachments.me
  • Für das Management von Informationen aus E-Mails, Websites, Dokumenten und eigenen Aufzeichnungen, die vielleicht irgendwann mal gebraucht werden, empfiehlt es sich, grundsätzlich alle solche Informationen an einem Ort zu sammeln, um zeitraubende Suchen zu ersparen. Ein beliebtes Sammelsystem für Notizen, Links, Dateien und Webinhalte ist www.evernote.com

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