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Besuchermanagement bei Messen und Events: So zählt man heute

Ob auf Messen, Kongressen oder Events: Die Zahl der Gäste genau im Blick zu haben, ist für Veranstalter essenziell. Die Sicherheit der Besucher ist dabei das übergeordnete Ziel. Aber auch die Erfolgsmessung der Veranstaltung und der damit verbundenen Marketingaktionen sowie die Planung künftiger Veranstaltungen brauchen Systeme, mit denen die Besucherzahl gemessen werden kann. Und Aussteller von Messen profitieren davon, dass sie auf dieser Datengrundlage ihren Messeauftritt optimal planen können. Neue Technologien helfen dabei und können neben der reinen Zahlenarbeit noch ganz andere Talente aufweisen.

Juli 2019

Wer Veranstaltungen plant und wer als Aussteller auf Messen aktiv ist, will seinen Gästen das bestmögliche Besuchererlebnis bieten. Da hilft es zu wissen, wie und wo sie sich bewegen oder bewegt haben. Technologien zur Besucherzahlmessung bieten neue Möglichkeiten, Veranstaltungen oder die Präsenz auf einer Messe perfekt zu inszenieren. Mit qualitativ hochwertigen Zählweisen lassen sich außerdem Besucherstoßzeiten und Ballungspunkte auf der Location analysieren. Diese zu kennen, ist im Messemarketing ein zentraler Aspekt, um die Aussteller darin zu unterstützen, den Besuch ihrer Kunden am Stand (die sog. Customer Experience) zu optimieren. Nur wer weiß, was seine Besucher schätzen und mögen, kann ihnen eine gute Customer Experience bieten. Die Besucherzählung und das Besuchertracking sind dafür wichtige Datenquellen.

Digitales Besucher-Management und mehr

Großveranstaltungen wie Konzerte oder Festivals benötigen ein zuverlässiges Besuchermanagement, um die Sicherheit vor Ort zu gewährleisten. Neue Lösungen erlauben beispielsweise eine Besucherstromanalyse und -steuerung in Echtzeit, die Kommunikation mit den Besuchern, ein Einsatzkräftemanagement, die Besucherzählung sowie ein Signalsystem. Der Veranstalter erhält die Daten in einer App oder Online-Datenbank, um vor Ort agieren zu können.

Aussteller erhalten dank Besucherzählung und Datenanalyse erweiterte Informationen über Besucher und deren Verhalten am eigenen Messestands. Fortschrittliche Lösungen erlauben es, die Personen, die den Stand nur durchqueren und eigenes Standpersonal aus den Besucherzahlen herauszufiltern. Aussteller bekommen damit Informationen der Besucher geclustert nach Interesse und Verweildauer und erfahren, ob sich Besucher nur für einen Bereich des Messestandes oder mehrere interessieren. Damit können sie kurzfristig ihr Standkonzept und ihre Personalplanung optimieren. Neben der direkten Besucherfrequenzmessung haben Unternehmen auch eine Datengrundlage, um Marketingkampagnen und die gesamte Messepräsenz im Nachgang der Veranstaltung bewerten zu können.

Sensoren

Sensoren (2D, 3D), die mit Laser-, Radar-, Infrarot- oder Thermalkamera-Technologie funktionieren, zählen Besucher auf Messen und Events mit hoher Genauigkeit. Auch Laufwege von Personen können zusammenhängend auf Tausenden Quadratmetern erfasst werden. Dabei lassen sich Besucherströme durch die Erfassung der Wärmesignaturen über Wärmebildsensoren besonders genau erkennen. Diese Daten geben Aufschluss darüber, welche Bereiche Veranstaltungslocation besonders stark frequentiert werden und folglich attraktiv für die Besucher sind. Eine Hot-Spot-Analyse unterstützt unter anderem dabei, die jeweilige Geländeauslastung und damit verbundene Infrastrukturservices bedarfsgerecht zu steuern wie beispielsweise die Aufstockung von Informationspersonal an besonders stark frequentierten Orten.

Lichtschranken

Lichtschranken eignen sich besonders gut für Veranstaltungen oder Bereiche, die über klar gekennzeichnete Ein- und Ausgangsbereiche verfügen, wie Konzerthallen oder Stadien. Hier lassen sich mit Lichtschranken nahezu perfekte Zählergebnisse erreichen. Die Geräte werden mitunter kabellos via Funk installiert. Die Daten können über einen USB-Stick auch ohne Internetverbindung ausgelesen werden. Ein Laserstrahl ist hier die gängigste Methode zur Besucherzählung. Die Analyse über Laserstrahlen beschränkt sich allerdings auf eine Grundauswertung der Besucheranzahl, da jede Unterbrechung der Lichtschranke gezählt wird – auch wenn beispielsweise ein vom Besucher mitgeführtes Gepäckstück diese auslöst.

Wifi-Tracker

WLAN-Technologien erlauben es Veranstaltern, ihre Besucher über deren Mobile Devices zu erfassen – sofern der Besucher per opt-in zustimmt. Über diese Sensoren, entweder auf Wifi- oder Bluetooth-Basis, können Veranstalter den Standort der Smartphones o.a. zu bestimmen. Wird dabei nur ein Sensor innerhalb der Veranstaltungslocation platziert, wird die bloße Besucherzahl gemessen. Bei mehreren Sensoren entsteht ein Bild über die Wege der Besucher. Vorteil dieses Besuchertrackings: Die Sensoren zeichnen ein genaues Bild der Gästestruktur und deren Gewohnheiten vor Ort auf. Sie können Verweildauer und wiederkehrende Besucher erfassen. Sie erkennen auch, ob Besucher nur einmal einen Bereich wie z. B. einen Messestand betreten oder in einem bestimmten Zeitraum wiederkehren. Auch, wie sie sich durch einen Messestand bewegen, lässt sich tracken.

RFID

Kontaktlose Kommunikation zwischen Veranstalter und ihren Gästen ermöglichen Armbänder mit RFID-Technologie, die als Besucherausweis genutzt werden. Einmal angelegt, können sie sowohl zur Zutrittskontrolle als auch für automatische Zahlungsverfahren im Rahmen der Veranstaltung zum Einsatz kommen. Das Interessante: Die NFC-Technologie ermöglicht es, den Besuchern personalisierte Inhalte wie Erinnerungen an bestimmte Fachvorträge oder Hinweise zum Cateringangebot der Veranstaltung an deren Smartphones zu senden. Aussteller können so die Interaktion mit ihren Kunden steigern und für mehr Aufmerksamkeit für ihren Messestand sorgen. Doch das ist nur der Anfang: In Verbindung mit KI-Technologien kann eine Gesichtserkennungssoftware noch exakter und ausführlicher die Bewegungen der Besucher nachzeichnen. Das gibt noch genauer Aufschluss über die Customer Experience und unterstützt nicht nur Veranstalter sondern auch die Aussteller einer Messe darin, ihre Kunden noch besser kennenzulernen. Mehr dazu können Sie hier in Kürze in einem zweiten Blogpost lesen.